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      (第113期)中央企業管理提升好做法(一)

      來源:中央企業管理提升活動領導小組辦公室 發布時間:2013年04月12日

       

      中央企業開展管理提升活動

      工 作 簡 報

      113

      中央企業管理提升活動領導小組辦公室   2013年4月9日


      中央企業管理提升好做法(一)


        【按】隨著管理提升活動的不斷深入,中央企業積極調動管理熱情,挖掘管理潛能,發揮管理智慧,在強化基礎管理、推進專項提升、落實降本增效等工作中創造性的開發了許多好的管理思路和方法,涌現出大量可供中央企業相互學習借鑒的好做法。這些做法針對痼疾,思路清晰,簡單高效,可操作性強,效果顯著,具有較高的推廣借鑒價值。

        “一四四”行動,是中廣核集團為解決總部管理職責不清、程序繁雜、流程過長、效率低下等現象開展的專項行動,在解決大型企業集團總部辦公效能共性問題上,具有較強的操作性,是打造服務型和價值創造型總部的良好實踐?,F將中廣核集團開展“一四四”行動提升總部管理效能的思路、方法和成效情況刊出,供中央企業參考借鑒。?
       

      推進“一四四”行動
      打造務實高效的價值創造型總部
      ——中廣核集團探索解決大型企業集團總部效能問題


        中國廣東核電集團公司(以下簡稱中廣核集團)以管理提升活動為契機,以落實首任負責制、優化流程、明確效率指標為核心,深入推進集團總部辦公效能提升,通過開展“一四四”行動,重點解決集團總部責任不清、協同不夠;標準不清、效率低下;價值創造型總部作用發揮不夠三個主要問題,取得良好效果。

        一、抓住一個關鍵,緊盯兩類指標

        中廣核集團于2012年4月開始推進辦公效能提升 “一四四”行動?!耙弧笔侵甘兹呜撠熤?,第一個“四”是指任務四步辦結,第二個“四”是指無時限要求的文件四周內完成。該行動摒棄了寬泛提要求、簡單發文件的做法,而是將效能提升細化到辦公業務的每一個環節,落實每一個流程的牽頭責任單位,明確每一個環節的指標要求。

       ?。ㄒ唬┳ゾo首任負責制這個關鍵。

        首任負責制是指誰牽頭辦的事,誰對文件處理負主要責任。牽頭單位負責向協辦部門分派工作、做好協調并負責督辦。通過對各類事宜設立完成時限,倒逼責任落實。對審批或請示事項,牽頭部門或業務分管領導原則上應在2個工作日內給予指示性答復。如牽頭部門認為事項不屬于本部門分管業務,應主動協調解決、不得推諉;如屬于分工不明確事項,請示到誰,誰負責協調解決。同時,中廣核集團建立首任責任制保障機制和例外事項清單,對違反首任負責制的現象進行通報,通過投訴、反饋機制,逐步界定部門責任邊界。

       ?。ǘ┚o盯流程和效率兩類指標。

        一方面,緊盯流程指標,實現文件流轉四步辦結。文件從擬稿人發起到集團領導審批,流轉環節原則上應不超過四人;各協辦部門的意見通過小組團隊工作方式面對面討論,集中解決問題,提高工作效率。中廣核集團選取收文流程、發文流程、總經理部辦公會上會審批流程、成員公司議案審議流程等對辦公效率要求較高的8個流程進行專項調研、討論和分析,并按照“一四四”行動的要求,刪減掉繁瑣和不必要的流程節點,同時明確優化后流程每一個環節的處理時間,將責任落實到部門及個人。另一方面,緊盯效率指標,實現收文四周內辦結。對于沒有時限要求的辦件,從文件接收到處理完畢,控制在四周以內,并在此基礎上,按照文件的來文單位及重要程度,實現文件的精細化管理,部分類型的文件實現七個工作日或15個工作日辦結。

        二、做好組織、機制、信息化三重保障

        為了保障“一四四”行動取得實效,中廣核集團從組織機構、機制建設、信息化推廣三個方面構建了活動保障機制。

        一是形成合力,加強組織保障。成立了“一四四”行動專項組織,領導小組由總經理牽頭,副總經理掛帥,下設由辦公廳牽頭、各部門參與的推進工作組,每個部門指定2名中高級管理人員作為部門推進者。

        二是狠抓落實,加強機制保障。在推進機制方面,推進小組每周召開例會,通報各部門指標完成情況,對辦公業務優化方案進行討論;每月在總經理部月度例會上通報相關情況;在內網主頁設立“辦公效能”專欄,即時通報“一四四”各項指標。在考核機制方面,創新性地設置辦公效能量化指數,將難以量化的辦公效能指標通過分數顯示,同時還在文件辦理、任務督辦、會議管理、議案審議等核心業務流程方面制定了詳細的量化考核評價辦法。在長效機制方面,將效能提升、流程優化與日常工作流程相結合,并將各類要求融入到企業制度中,形成長效工作機制。

        三是優化系統,加強信息化保障。通過信息化系統固化流程優化的成果,同時為了充分發揮信息系統在促進業務流程效率提升上的優勢,對信息化流程本身及流轉全過程進行了全面優化,文件運轉從最短3個步驟縮減為1個步驟,從平均6-7個步驟縮減為2個步驟,效率提升60%以上。

        三、“三強一好”,“一四四”行動顯成效

        通過開展“一四四”行動,中廣核集團總部辦公效能顯著提升,主要體現在以下方面:

        一是部門責任意識明顯增強。在專業化分工的基礎上,首任負責制進一步強調了牽頭部門的責任,明確了辦理事項的責任主體。主辦部門在質量和效率考核指標的倒逼機制下,主動會同協辦部門推進工作,反向促進了工作效率和質量的提高。

        二是員工辦公效率與質量意識明顯增強?!耙凰乃摹毙袆訉⑥k公效率和質量要求融入每個員工的日常工作,并輔之以完善的通報、跟蹤、考核機制,督促員工在工作實踐中提升辦公質量效率意識。

        三是集團價值創造型總部作用明顯增強。服務集團戰略決策水平進一步提升,對基層企業的戰略支持作用不斷增強,成員公司滿意度持續提升。

        四是辦公質量效率各項監控指標趨勢良好。核心業務流程效率大幅提升,任務督辦、收文按時完成率連續保持100%;發文平均辦理時間由4.4天縮短至2.6天;總經理部月會、辦公會、工作會議紀要的平均提交時間由3天縮短至2.4天;成員公司議案的平均審議時間由5天縮短為2.5天。 

       

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